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N° 5 du 4 octobre 2016

Aux mandataires des coopératives scolaires.

Lors de nos demi-journées de formation ou des visites dans les écoles pour la finalisation du Compte-Rendu Financier (CRF) nous avons constaté quelques anomalies. Voici quelques rappels pour une meilleure tenue de la comptabilité.

1) Les factures payées avec le compte de la coopérative scolaire OCCE doivent être au nom de la coopérative (voir l'intitulé sur le carnet de chèques - en principe : OCCE du Gers. Coopérative scolaire de "nom de l'école" + adresse de l'école).
Une facture adressée à Ecole Publique doit être, en principe, payée par la collectivité territoriale (mairie ou communauté de communes) qui a la compétence école. Une facture au nom de l'enseignant devrait être payée par... l'enseignant. Toutefois, pour des montants peu élevés, celui-ci doit remplir une demande de remboursement de frais (voir fiche dans le dossier nouveau mandataire ou sur notre site internet). Cette fiche doit être agrafée à la facture au nom de l'enseignant.
Outre la légalité des paiements, cela peut avoir des conséquences en cas de vol, perte: l'assurance ne remboursera pas du matériel qui n'a pas une facture OCCE.
Les chèques que vous encaissez peuvent être simplement à l'ordre de "Coopérative scolaire de....."

2) Les pièces justificatives des titres de recettes ne sont pas toujours suffisamment explicites et il est quelquefois difficile de savoir à quoi elles correspondent (participation volontaire des familles, sortie scolaire, vente de photos...). Pour chaque recette vous devez :
- inscrire sur le cahier de comptabilité (ou le logiciel) l'objet de la recette. Ne pas hésiter à l'entrer en caisse, il suffira d'une ligne supplémentaire qui s'appellera "virement" pour transférer le montant de la caisse à la banque.
- mettre en pièce justificative la liste des élèves, par classe, (voir annexe 3 du cahier de comptabilité OCCE) avec les paiements des familles en séparant ceux en chèques ou en espèces. Agrafer à cette feuille les bordereaux de remise de chèques et le récépissé des versements d'espèces.

Merci à tous les mandataires qui ont établi le CRF en utilisant retkoop (ou compta-coop web).

 

 

Pour le CA Laurent DESPAUX (laurent.occe32@orange.fr)

Arthur Jullien, animateur pédagogique : a.jullien@occe.coop